ما هو نظام نقاط البيع (POS) ؟

نظام نقاط البيع

تحتاج المنشآت التجارية إلى نظام نقاط البيع (POS)، حيث تتطلب إدارة المنشآت التجارية امتلاك مجموعة من المهارات الإدارية والتسويقية التي تشمل ضمان توفر المخزون اللازم وإعداد تقارير المبيعات الشهرية. تشكل هذه المهارات أساسًا لعمل المنشأة بكفاءة وانسيابية. لذلك، يضمن الاعتماد على نظام نقاط البيع تكامل العمليات التجارية، وبالتالي يستطيع المديرون تحقيق أقصى استفادة من وقتهم ومواردهم ومن ثم تحقيق نتائج إيجابية. تاليًا، سنستعرض كافة التفاصيل حول نظام نقاط البيع، وقبل ذلك، نود تذكيرك أنك تستطيع الحصول على خدماتنا عن طريق طلب عرض سعر.

ما هو نظام نقاط البيع (POS) ؟

نظام نقاط البيع هو منظومة متكاملة من الأجهزة والبرمجيات التي تعتمد عليها المنشآت لإتمام عمليات البيع. ويمثل هذا النظام النقطة التي يتم فيها دفع العميل مقابل السلع أو الخدمات التي تقدمها الأعمال التجارية بمختلف أنواعها. باختصار، كل عملية شراء يقوم بها العميل تعتبر معاملة عبر نقطة البيع.

اليوم، لم تعد برامج نقاط البيع الحديثة تقتصر على معالجة بطاقات الائتمان، بل أصبحت توفر حلولًا متقدمة تساعد أصحاب الأعمال، مثل متاجر التجزئة والمطاعم، على دمج مزايا مثل نقاط البيع المحمولة، خيارات الدفع اللاتلامسية، وإمكانيات التجارة الإلكترونية لزيادة كفاءة أعمالهم وتلبية مختلف احتياجات العملاء.

توفر أنظمة نقاط البيع لأصحاب المنشآت أدوات فعالة لإدارة المخزون، معالجة المدفوعات، وإعداد تقارير المبيعات بشكل دقيق. الهدف الأساسي لهذه الأنظمة هو تمكين أصحاب الأعمال من تنظيم وتبسيط عمليات البيع، ومن ثم يمكنهم تخصيص المزيد من الوقت والجهد لتحسين تجربة العملاء والعمل على توسيع نطاق أعمالهم.

كيف يعمل نظام نقاط البيع ؟

يعتمد النظام على الاتصال بقاعدة البيانات لتحديث بيانات المخزون وتسجيل العمليات المالية. عند قيام العميل بشراء منتج، يتم استخدام ماسح الباركود لقراءة تفاصيل المنتج، مثل السعر، الكمية، والوصف. تعرض هذه المعلومات على شاشة العرض لمراجعتها والتأكد من دقتها قبل إتمام المعاملة وتسجيلها.

بعد إتمام عملية الشراء، يتم الانتقال إلى خطوة الدفع، والتي توفر خيارات مثل الدفع النقدي، البطاقات الائتمانية، بطاقات الهدايا، أو خطط الدفع بالتقسيط، وتنفذ عملية الدفع باستخدام الأجهزة المرتبطة بالنظام. فور استلام المبلغ، يتم إصدار فاتورة مبيعات تفصيلية توضح المنتجات المشتراة، الأسعار، وأي ضرائب مفروضة (إذا كانت موجودة). تطبع الفاتورة بواسطة طابعة مخصصة ليتم تسليمها للعميل كإيصال يؤكد عملية الشراء.

بالإضافة إلى ذلك، تحدث قاعدة البيانات تلقائيًا لتسجيل معلومات الشراء وتحديث المخزون للمنتجات المباعة. تستخدم هذه البيانات لتتبع أداء المبيعات وإعداد تقارير تحليلية دقيقة لمختلف العمليات. كما يتضمن النظام مجموعة من المزايا الإضافية، مثل إدارة بيانات العملاء، برامج الولاء، والتكامل مع أنظمة إدارة المشتريات والمحاسبة. بشكل عام، يعد نظام نقاط البيع أداة متطورة تساهم في تبسيط العمليات التجارية وضمان دقة تسجيل وتنظيم المعاملات المالية بكفاءة.

ما هي مزايا نظام نقاط البيع ؟

لأنظمة نقاط البيع مجموعة من المزايا التي تساهم في رفع كفاءة الأعمال وتحسين مختلف المعاملات المالية، من بين هذه المزايا ما يأتي:

  • زيادة الأمان: توفر أنظمة نقاط البيع مستويات عالية من الأمان من خلال تشفير البيانات المالية وحماية المعلومات الحساسة لضمان سرية المعاملات.
  • تسجيل المبيعات: تسهل أنظمة نقاط البيع عملية تسجيل المبيعات بسرعة ودقة، ومن ثم لن تحتاج إلى إدخال البيانات يدويًا، وهو ما يوفر الوقت والجهد.
  • تحسين الكفاءة التشغيلية: تعمل أنظمة نقاط البيع على تبسيط الإجراءات وتقليل الأخطاء البشرية، وهو ما يزيد من الكفاءة التشغيلية ويوفر الوقت والتكاليف.
  • إدارة المخزون: يمكنك نظام نقاط البيع من المخزون بشكل آلي، حيث يتم تحديثه تلقائيًا عند كل عملية بيع، وهو ما يمنع نفاد السلع ويسهل عمليات إدارة المخزون.
  • تنوع خيارات الدفع: تدعم أنظمة نقاط البيع مجموعة مختلفة من طرق الدفع، بما في ذلك النقد، بطاقات الائتمان، وبطاقات الهدايا، وهو ما يساهم في تحسين تجربة العملاء.
  • تسهيل العمل الجماعي: تمكنك أنظمة نقاط البيع من إنشاء عدة حسابات للمستخدمين مع تحديد صلاحيات لكل فرد، وهو ما يسهل مشاركة المهام بين أعضاء الفريق ومن ثم تنظيم العمل.
  • إدارة العملاء: تمكنك أنظمة نقاط البيع من إنشاء قاعدة بيانات لعملائك، مع تتبع تاريخ المشتريات ومن ثم تمكنك من تقديم تجربة شراء مخصصة لكل عميل، وهو ما يساهم في توطيد علاقتك بالعملاء.
  • دقة التقارير والتحليلات: تقدم أنظمة نقاط البيع تقارير مفصلة تتضمن المبيعات، الأرباح، وحالة المخزون، وهو ما يساعد أصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة معتمدة على تحليل الأداء.

لماذا تحتاج إلى نظام نقاط البيع ؟

يعتبر نظام نقاط البيع محورًا أساسيًا لعمليات أصحاب المنشآت التجارية، حيث تجمع بين العديد من الوظائف المركزية مثل تسجيل المبيعات، إدارة المخزون، معالجة المدفوعات، وإدارة علاقات العملاء. يساهم اختيار النظام المناسب لاحتياجات العمل بشكل كبير في تقليل المهام اليدوية وتقليل احتمالية وقوع الأخطاء.

تتشابه العديد من أنظمة نقاط البيع في وظائفها الأساسية، لكن بعض المزايا تميز أنظمة معينة وتجعلها أكثر ملاءمة لاحتياجات محددة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون نظام نقاط البيع المصمم للسوبر ماركت مختلفًا عن ذلك المخصص لشركات الأدوية، حيث يتعامل الأخير مع إدارة مخزون واسع النطاق. وبالمثل، يحتاج نظام نقاط البيع الخاص بالمطاعم إلى مزايا تدعم تحسين قوائم الطعام وتخصيص الخدمات لتلبية توقعات العملاء على النحو الأمثل.

وفقًا لاستطلاع أجرى بين تجار التجزئة، أشار حوالي 23٪ من أصحاب المنشآت إلى أن تحسين البنية التحتية لنقاط البيع، سواء من خلال ترقية النظام الحالي أو الاستثمار في نظام جديد، يمثل أولوية بالنسبة لهم. يعود هذا الاهتمام إلى رغبتهم في الحصول على رؤى دقيقة حول سلوك العملاء، وحالة المخزون، وتحديد التوقيت المناسب لطلب الإمدادات. وهذه مجرد أمثلة بسيطة على الكم الهائل من البيانات القيمة التي توفرها أنظمة نقاط البيع.

ما هي مكونات نظام نقاط البيع ؟

تتضمن المعدات المستخدمة في نظام نقاط البيع ما يأتي:

الحاسوب

الحاسوب هو العنصر الأساسي في أنظمة نقاط البيع، حيث يشغل برنامج النظام ويعالج جميع العمليات المتعلقة بالبيانات. قد يكون جهاز الكمبيوتر المستخدم جهازًا مكتبيًا تقليديًا، جهازًا متعدد الوظائف، أو جهازًا لوحيًا، وذلك وفقًا لاحتياجات ومتطلبات العمل.

شاشة العرض

تستخدم شاشة العرض لعرض تفاصيل المنتجات والمبلغ الإجمالي الذي يجب على العميل دفعه، وهي متصلة بمحطة نقطة البيع عبر كابل أو اتصال لاسلكي. وفي هذا السياق، عند اختيار شاشة عرض موجهة للعملاء، يجب مراعاة عدة عوامل، مثل:

  • حجم الشاشة.
  • دقة العرض.
  • وجود لوحة معلومات قابلة للتخصيص.
  • توفر خيارات الاتصال اللاسلكي.

لوحة المفاتيح

تتضمن بعض أنظمة نقاط البيع لوحة مفاتيح وماوس تقليديين أو شاشة تعمل باللمس، حسب تفضيلات المستخدم. تسهل شاشة اللمس التعامل، حيث يمكن لأمين الصندوق تحديد العناصر مباشرةً من الشاشة، وهو ما يساهم في تسريع العمليات وتقليل الأخطاء.

الكاشير

يساهم جهاز الكاشير في إدارة المخزون وتتبع المنتجات وإنشاء التقارير. يستخدم بشكل رئيسي في متاجر التجزئة، ويمكن دمجه مع الأجهزة والبرمجيات الأخرى في نظام نقاط البيع بغرض تكامل العمليات.

قارئ الباركود

يستخدم قارئ الباركود لقراءة المعلومات المخزنة في الرموز الشريطية على المنتجات. يمكن أن يكون مدمجًا ضمن جهاز نقاط البيع أو يستخدم كجهاز مستقل. وفي هذا السياق، هناك نوعان من قارئات الباركود:

  • القارئات المحمولة: تتميز هذه القارئات بأنها صغيرة الحجم وسهلة الحمل، وهو ما يجعل من السهل تقريبها إلى المنتج لقراءة الرمز الشريطي.
  • القارئات الثابتة: هي أجهزة أكبر حجمًا وأكثر دقة، قادرة على مسح الرموز الشريطية من مسافات بعيدة، وعادةً ما تكون أكثر تكلفة من القارئات المحمولة.

طابعة الإيصالات

تستخدم طابعة الإيصالات لطباعة إيصالات العملاء، ويمكن دمجها مع أجهزة نقاط البيع أو استخدامها كجهاز مستقل. يتم توصيل الطابعة إما عبر الكابل أو من خلال الاتصال اللاسلكي مع الأجهزة الأخرى.

محطات الدفع

تعد محطات الدفع أجهزة مخصصة لقبول المدفوعات من العملاء باستخدام مختلف وسائل الدفع مثل البطاقات الائتمانية، بطاقات السحب المباشر، أو طرق دفع أخرى.

درج النقود

يستخدم درج النقود لتخزين النقود والعملات المعدنية بأمان، وهو متصل بنظام نقاط البيع. يمكن توصيله عبر الكابل أو الاتصال اللاسلكي، كما يمكن التحكم فيه لفتحه أو غلقه تلقائيًا أثناء إجراء المعاملات.

ميزان الشحن

يستخدم ميزان الشحن لوزن الطرود قبل شحنها، ويعد أداة هامة للمنشآت التي تقوم بشحن المنتجات، حيث يساهم في حساب تكاليف الشحن بدقة. تتوفر موازين الشحن بأحجام مختلفة، ويجب اختيار الحجم الأنسب وفقًا لاحتياجات العمل.

وبالإضافة إلى كل ما سبق عزيزي القارئ، قد تتضمن أنظمة نقاط البيع الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.

في الختام عزيزي القارئ، تذكر أن مزايا نظام نقاط البيع تختلف بناءً على نوع النظام المستخدم واحتياجات المنشأة، ومن ثم، لتحقيق أقصى استفادة، يجب عليك اختيار نظام نقاط البيع المناسب لعملك.