نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP): الدليل الشامل

من أبسط طرق استيعاب نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تصور الشركة كجسم بشري. تمامًا كما يحتوي الجسم على عمليات أساسية لضمان صحته، مثل النوم والهضم، فإن الشركة تحتوي على عمليات حيوية مثل سلسلة التوريد والمبيعات. وبينما تتم العديد من هذه العمليات بشكل منفصل، إلا أنها مرتبطة ببعضها البعض ومن ثم يمتد تأثير كل منها إلى باقي العمليات. وهذا يعني أن مشكلات أحد الأقسام قد تؤثر على الأداء العام. يعمل نظام وارد المؤسسات (ERP) كالجهاز العصبي المركزي، حيث يساعد على إدارة وتنسيق هذه العمليات بكفاءة من خلال دمجها في نظام متكامل.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عبارة عن نظام برمجي يهدف إلى تبسيط وإدارة العمليات الأساسية في المؤسسات، مثل التمويل، والموارد البشرية، والتصنيع، وسلسلة التوريد، والمبيعات، والمشتريات. يوفر هذا النظام عرضًا موحدًا لجميع الأنشطة ويعمل كمصدر واحد للبيانات والحقائق المتعلقة بالعمليات.

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ؟

يجب أن يتم تخزين معظم أو جميع بيانات المؤسسة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لضمان وجود مصدر موحد للحقائق عبر مختلف الأقسام، على سبيل المثال:

• يحتاج قسم المالية إلى نظام ERP لإغلاق الدفاتر المالية بسرعة وكفاءة.
• يتطلب قسم المبيعات استخدام ERP لإدارة جميع أوامر العملاء بشكل منظم.
• يستخدم قسم المشتريات ERP لتحديد مصادر البضائع والخدمات وإدارة علاقات الموردين.
• تعتمد المدفوعات على ERP لضمان دفع مستحقات الموردين في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة.
• تعتمد الخدمات اللوجستية على ERP لضمان تقديم المنتجات والخدمات المناسبة للعملاء في الوقت المحدد ذلك.
• يحتاج قسم الإدارة إلى الحصول على رؤى عن أداء الشركة لمساعدتهم على اتخاذ قرارات استراتيجية في الوقت المناسب.
• يتطلب المستثمرون سجلات مالية، وفي هذا السياق يعتمدون على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لضمان دقة وشفافية البيانات.

أمثلة على تحطيط موارد المؤسسة (ERP)

تختلف طرق اعتماد المؤسسات على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بشكل كبير بناءً على الصناعة التي تعمل فيها. ومع ذلك، تشترك جميع الشركات، من صناعة السيارات إلى التوزيع بالجملة، في حاجتها الماسة إلى معلومات دقيقة بالإضافة إلى كفاءة العمليات للبقاء في المنافسة وتحقيق النمو. وفي هذا السياق، إليك بعض الأمثلة على كيفية استخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مختلف الصناعات:

المرافق

تحتاج شركات المرافق إلى تقييم أصولها الرأسمالية بشكل مستمر، ليس فقط لتلبية الطلب (مستقبلًا) على الخدمات، بل أيضًا لاستبدال الأصول القديمة. دون استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تصبح إدارة استثمارات الأصول عملية معقدة وعرضة للخطأ.

كما يساهم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في معالجة قضية أخرى هامة تواجه شركات المرافق، وهي التنبؤ بمخزون قطع الغيار. فعدم توفر الأجزاء اللازمة أثناء انقطاع التيار الكهربائي قد يتسبب في مشكلات كبيرة في خدمة العملاء. من ناحية أخرى، فإن وجود فائض من قطع الغيار يؤدي إلى ارتفاع التكاليف.

تجار الجملة

يسعى تجار الجملة والمستوردون، بالإضافة إلى شركات التسليم وشركات 3PL/4PL، إلى تقليل تكاليف التوزيع، وزيادة معدل دوران المخزون، وتقليص وقت معالجة الطلبات. ولتحقيق هذه الأهداف، يتطلب الأمر إدارة المخزون، وتنظيم العمليات اللوجستية، بالإضافة إلى أنظمة مؤتمتة مخصصة لدعم هذه العمليات، وهنا، تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

تجار التجزئة

شهد قطاع التجزئة تحولًا كبيرًا مع اندماج متاجر الطوب والملاط مع التجارة الإلكترونية وقنوات البيع الرقمية الأخرى. ومن ثم أصبح من الضروري وجود قاعدة بيانات متسقة ومتكاملة لتقديم خيارات الخدمة الذاتية للعملاء، مثل تحديد المنتجات وتخصيصها وشرائها وشحنها.

يساهم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مساعدة تجار التجزئة على تقليل حالات ترك العربات، وتحسين معدلات التحويل على المواقع، وزيادة متوسط قيمة الطلبات. وفي هذا السياق، يمكنك بدء نشاط البيع بالتجزئة عن طريق الإنترنت من خلال تصميم موقع إلكتروني (متجر إلكتروني) عن طريق طلب عرض سعر من متقن تك – MotqanTech.

شركات التصنيع

تعتمد الشركات العاملة في التصنيع المنفصل والمستمر على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتحقيق مجموعة من الأهداف، مثل ضمان جودة المنتجات، وإدارة استخدام الأصول، والحد من تكاليف العمل الإضافي. بالإضافة إلى ذلك، تمكن هذه الأنظمة المصنعين من مراقبة المخزون بدقة، يشمل ذلك تتبع حركاته، وتحليل أداء المنتجات، وتحديد الأفضل منها، فضلًا عن تحسين كفاءة عمليات إعداد المنتجات للشراء.

شركات الخدمات

تحتاج المجالات المهنية مثل المحاسبة، الضرائب، الهندسة، والخدمات القانونية إلى تكنولوجيا تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لضمان الحفاظ التوازن بين تقديم الخدمات والمحافظة على الوضع المالي. القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية مع الحفاظ على إدارة أرباح المشاريع، واستخدام الموارد بكفاءة، واستثمار فرص النمو كلها عوامل أساسية لنجاح الخدمات.

ما هي مكونات نظام ERP ؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عبارة عن مجموعة من حلول الوحدات و / أو تطبيقات الأعمال التي تعتمد على قاعدة بيانات مشتركة تربط بينها، ومن ثم يمكنها التكامل والتواصل معًا. تركز كل وحدة في النظام عادةً على جانب محدد من العمليات التجارية، لكنها تعمل بتناغم باستخدام نفس البيانات المشتركة لتلبية احتياجات المؤسسة ككل.

تقوم الشركات باختيار الوحدة التي تلبي احتياجاتها، مثل التمويل، اللوجستيات، إدارة المشتريات، أو الموارد البشرية، ويمكنها التوسع والتطوير حسب الضرورة. وفي هذا السياق، توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الدعم اللازم لكافة متطلبات الصناعة، إما من خلال وظائف النظام الأساسية أو عن طريق إضافة تطبيقات تتكامل مع الوحدات الموجودة.

توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديثة مجموعة كبيرة من وظائف الأعمال، لكنها تحتاج إلى التكامل والتزامن مع التطبيقات ومصادر البيانات الأخرى لتعمل بكفاءة. تشمل هذه التطبيقات برامج إدارة علاقات العملاء (CRM)، وإدارة رأس المال البشري (HCM)، والمنصات التجارية الإلكترونية، والحلول المخصصة لمختلف الصناعات، وحتى أنظمة ERP الأخرى.

يمنح هذا التكامل الشركات رؤية موحدة لكافة المعلومات المستمدة من عدة أنظمة، وهو ما يساهم في تحسين كفاءة العمليات، تحسين تجربة العملاء، ودعم التعاون بين الفرق الداخلية وشركاء الأعمال.

مرونة نظام تخطيط موارد المؤسسات تمنحه القدرة على التكامل مع مجموعة من التطبيقات باستخدام موصلات أو محولات، بما في ذلك واجهات برمجة التطبيقات (APIs). بالإضافة إلى ذلك، تتضمن طرق التكامل الأخرى لتخطيط موارد المؤسسات استخدام ناقل خدمة المؤسسات (ESB) ونظام التكامل الأساسي للخدمات الحديثة (iPaaS).

ما هي مزايا نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ؟

تختلف مزايا تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بناءً على نموذج النشر المستخدم. ومع ذلك، ومع ذلك تنطبق المزايا التالية على جميع حلول تخطيط موارد المؤسسات الحديثة:

• المرونة: دعم القدرة على اكتشاف الفرص الجديدة وتحسين الاستجابة لها من خلال تحسين كفاءة العمليات فيما يتعلق بالبيانات.
• سرعة تقديم التقارير: وهنا نتحدث عن تسريع عملية إعداد التقارير المالية وتقارير الأعمال، وتيسير مشاركة النتائج لتحسين الأداء وتسريع التعامل.
• تحسين الرؤى: يساهم القضاء على تفرق مخازن البيانات، وتوفير مصدر واحد لمختلف الحقائق، في تسهيل الوصول إلى إجابات الأسئلة الهامة.
• زيادة الإنتاجية: وذلك من خلال تبسيط أتمتة العمليات الأساسية، يمكن لمختلف الأفراد في جميع أقسام المؤسسة إنجاز المزيد باستخدام موارد أقل.
• الحد من المخاطر: تحسين رؤية الأعمال والتحكم فيها، وضمان الامتثال لمختلف المتطلبات التنظيمية، بالإضافة إلى القدرة على التنبؤ بالمخاطر واتخاذ إجراءات وقائية.
• تبسيط تكنولوجيا المعلومات: استخدام تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات المتكاملة، التي تشترك في قاعدة بيانات واحدة، لتبسيط تكنولوجيا المعلومات وتوفير طريقة عمل أكثر سلاسة.

ما هي الشركات التي تستخدم نظام ERP ؟

تتنوع الشركات التي تستخدم نظام ERP بين ما يأتي:

الشركات الناشئة

يمكن لبرامج تخطيط موارد المؤسسة أن تساهم في مساعدة الشركات الصغيرة على تجاوز استخدام جداول البيانات، وإدارة كافة جوانب نموها بشكل أكثر كفاءة، بدءًا من المبيعات وعلاقات العملاء وصولاً إلى الشؤون المالية والعمليات. غالبًا ما تكون حلول تخطيط موارد المؤسسة المصممة للشركات الصغيرة سحابية، سهلة التثبيت، وقابلة للتوسع مع تطور الأعمال.

الشركات المتوسطة

تستفيد الشركات المتوسطة والشركات التابعة من برامج تخطيط موارد المؤسسة من خلال التحليلات المدمجة وتطبيق أفضل الممارسات لعدد من العمليات التجارية. تساهم أدوات تخطيط موارد المؤسسات في دعم الشركات المتنامية على التوسع والمنافسة، حتى في ظل قلة الموارد. أنظمة ERP المعتمدة على السحابة هي الخيار الأمثل لكافة الشركات المتوسطة التي تواجه عمليات معقدة وتبحث عن النمو.

المؤسسات الكبرى

تحتاج الشركات الكبيرة التي تدير عدة فروع إلى نظام تخطيط موارد مؤسسة متقدم، مزود بالذكاء الاصطناعي المدمج، وتدريب الآلات، والتحليلات، والأتمتة الذكية لتحسين نماذج الأعمال. يمكن لهذه الشركات اختيار استخدام أنظمة ERP سواء في بيئة العمل الداخلية أو على السحابة، أو اعتماد نظام هجين يجمع بين الاثنين.

والآن عزيزي القارئ، هل تعتقد أنك تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ؟