حصولك على بريد إلكتروني رسمي مرتبط باسم شركتك (بريد إلكتروني للعمل) يمثل وسيلتك الاحترافية في التواصل باسم شركتك مع العملاء والشركاء على حد سواء. يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي وسيلة اتصال موثوقة بين الشركة وشركائها، سواء كانوا شركات أو أفرادا، وأيضًا بين موظفي الشركة على مختلف المستويات الإدارية.
عمل إيميل رسمي للشركات يمنحها أداة احترافية تساهم في تحسين صورة الشركة بحيث تساهم في بناء مصداقية الشركة وبناء الثقة لدى العملاء، حيث يمنحهم ذلك شعورًا بالاطمئنان أثناء التعامل مع الشركة. كما أن حصولك على بريد إلكتروني للعمل يساهم في حماية البيانات والحفاظ على خصوصيتها، ومن ثم يقلل من مخاطر الاختراق أو السرقة. لذلك، فإن إنشاء بريد إلكتروني للعمل يعتبر خطوة شديدة الأهمية لأصحاب الشركات والمؤسسات.
Contents
ما هو البريد الإلكتروني الرسمي ؟
يتألف البريد الإلكتروني الرسمي عادةً من جزئين يفصل بينهما رمز @، حيث يعكس الجزء الثاني اسم الشركة التي يمثلها البريد الإلكتروني، غالبًا ما ينتهي هذا الجزء بـ .com، وهو ما يضفي عليه طابعًا احترافيًا. أما الجزء الأول من البريد الإلكتروني، فيخصص لاسم الشخص أو الجهة المسؤولة عن استخدام البريد الرسمي للتواصل مع الشركات.
على سبيل المثال، إذا كان البريد الإلكتروني مخصصًا لمدير الشركة، فقد يكون بصيغة مثل: [email protected]، بحيث يشير manager إلى صاحب الحساب ويظهر الاحترافية في التعاملات. وفي هذا السياق، تستطيع الحصول على بريد إلكتروني للعمل باسم شركتك ومن ثم تخصيصه لموظفي الشركة عن طريق طلب عرض سعر من متقن تك – MotqanTech.
لماذا تحتاج إلى بريد إلكتروني للعمل ؟
حصولك على بريد إلكتروني رسمي مرتبط باسم شركتك (بريد إلكتروني للعمل) يمنحك يمنحك قناة اتصال معتمدة بين الشركة والشركات الأخرى، حيث تعتبر جميع المراسلات والمعاملات التي تتم عبر هذا البريد موثقة ومعترفًا بها قانونيًا وفقًا لقوانين الشركات.
في السابق، كانت الشركات تعتمد على الفاكس كوسيلة تواصل رسمية وسريعة للتعامل مع الجهات الأخرى، وكان يعتبر أيضًا أداة موثوقة ومعترفًا بها قانونيًا في إطار القانون التجاري. مع تطور التكنولوجيا، أصبح البريد الإلكتروني الرسمي البديل الأكثر فاعلية وأمانًا للتواصل الرسمي.
أصبح البريد الإلكتروني الرسمي الأداة الأكثر كفاءة وسرعة ودقة في التواصل بين الشركات، وهو ما يجعله عنصرًا أساسيًا لأي شركة تبحث عن مرونة وسرعة المراسلات. تعتبر الشركات التي تعتمد فقط على الفاكس دون استخدام بريد إلكتروني للعمل أقل مرونة وتواجه تحديات في التكيف مع متطلبات العمل، وهو ما يعكس صورة تقليدية وبيروقراطية عنها.
لهذا السبب، أصبح الفارق بين البريد الإلكتروني الرسمي والمجاني واضحًا وجوهريًا، حيث يعتبر البريد الرسمي وسيلة لا غنى عنها في بيئة الأعمال. اليوم، تتجه العديد من الشركات لتوفير حسابات بريد إلكتروني رسمية لها وللموظفين لإظهار الاحترافية في التواصل وإدارة الأعمال، سواء فيما بين مختلف أقسامها أو فيما بينها وبين عملائها وشركائها.
ما هي أنواع البريد الإلكتروني الرسمي ؟
يوجد نوعان من البريد الإلكتروني الرسمي، يختلفان بناءً على طريقة الحصول عليهما وآلية استخدامهما. كل نوع يتميز بخصائصه التي تناسب احتياجات الشركات وأهدافها، ومن ثم يتم اختيار الأنسب لكل مؤسسة وفقًا لمتطلباتها. يمكنك اختيار بريد إلكتروني للعمل من بين ما يأتي ذكره أدناه:
البريد الإلكتروني الرسمي غير المحلي (الدولي)
ينتهي البريد الإلكتروني الرسمي الدولي بامتدادات عالمية تعبر عن طبيعة النطاق الذي يرتبط به، على سبيل المثال:
- الامتداد .net يشير عادةً إلى النطاقات الخدمية.
- الامتداد .com يشير عادةً إلى النطاقات التجارية.
- الامتداد .org يشير عادةً إلى نطاقات المنظمات الغير ربحية.
- الامتداد .media يشير عادةً إلى النطاقات الخاصة بالمجال الإعلامي.
بالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من الامتدادات الدولية الأخرى التي تستخدم حسب طبيعة الجهة أو الغرض المرتبط بالبريد الإلكتروني.
البريد الإلكتروني الرسمي المحلي
ينتهي هذا النوع من البريد الإلكتروني الرسمي برمز أو اختصار يمثل الدولة التي تم تسجيل البريد الإلكتروني فيها، على سبيل المثال:
- إذا كان البريد الإلكتروني سعوديًا، يتكون الجزء الأول من اسم الشخص أو المسمى الوظيفي، والجزء الثاني من اسم الشركة، وينتهي بالامتداد .com.sa، حيث يشير الاختصار sa إلى المملكة العربية السعودية (Saudi).
- في حالة البريد الإلكتروني المصري، ينتهي الامتداد بـ .com.eg، حيث يرمز eg إلى مصر (Egypt).
يعكس هذا النوع الهوية المحلية ويعد خيارًا مناسبًا للشركات التي ترغب في التركيز على السوق المحلي.
كلا النوعين من البريد الإلكتروني الرسمي يختلفان في مستوى القوة والمصداقية في التعامل الرسمي. يحظى البريد الإلكتروني الذي ينتهي بنطاق محلي بموثوقية أكبر، حيث يشير إلى أن الشركة قد حصلت على اعتماد رسمي من الدولة.
يعكس هذا النطاق المحلي التزام الشركة بالقوانين المحلية، كما يؤكد وجود مقر رسمي وسجل تجاري وبطاقة ضريبية. بالإضافة إلى ذلك، يثبت أن الشركة تمارس نشاطها بشكل قانوني وموثق داخل الدولة. لذا، يعتبر البريد الإلكتروني بنطاق محلي خيارًا مثاليًا للشركات التي تسعى لتعزيز مصداقيتها وتوثيق أعمالها رسميًا.
على عكس النطاق المحلي، لا يتطلب الحصول على نطاق بريد إلكتروني ينتهي بامتداد عالمي تقديم أي مستندات رسمية. بينما يتطلب النطاق المحلي توفير مستندات تجارية مثل السجل التجاري والبطاقة الضريبية. يهدف هذا الشرط إلى التأكيد على أن الجهة المالكة للنطاق المحلي تمارس نشاطها التجاري داخل الدولة بشكل قانوني ورسمي، وهو ما يؤكد على موثوقيتها ويضمن التزامها بالقوانين المحلية.
يمكنك الحصول على بريد إلكتروني للعمل بسهولة من خلال شركات عالمية تقدم خدماتها عبر الإنترنت، دون الحاجة لزيارة مقرها. كل ما عليك فعله هو اختيار اسم النطاق المناسب وامتداده لحسابات بريدك الإلكتروني، ثم تسديد تكلفة الباقة التي تلبي احتياجاتك. تستطيع الحصول على بريد إلكتروني للعمل من شركة متقن تك – MotqanTech.
كيف تحصل على بريد إلكتروني للعمل ؟
حصولك على بريد إلكتروني للعمل يمنحك أداة التواصل الأساسية بين الشركات وعملائها وموظفيها. وفي هذا السياق، يجب الحصول على بريد إلكتروني للعمل من مزودي خدمات بريد إلكتروني موثوقين، الذين يضمنون لك حماية بياناتك وسريتها.
يمثل حصولك على بريد إلكتروني للعمل عنصرًا حيويًا لإدارة كافة العمليات وتبادل المعلومات الهامة بين الأطراف المعنية. كما يوفر هذا النوع من البريد إمكانيات متقدمة لإدارة صندوق الوارد، ومن ثم يسهل التعامل مع الرسائل والإشعارات الواردة.
تستطيع الحصول على بريد إلكتروني للعمل بأكثر من طريقة، من بين أبرز هذه الطرق ما يأتي ذكره أدناه:
- أول خطوة هي شراء اسم نطاق (Domain) يتناسب مع اسم شركتك، مثل: www.yourcompanyname.com. تبدأ أسعار النطاقات من 10 دولارات سنويًا، وتزداد عند تجديده. بعد الحصول على اسم النطاق ، يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية.
- الخطوة التالية هي شراء خدمة استضافة المواقع، حيث أنها المسؤولة عن تفعيل البريد الإلكتروني الرسمي باستخدام اسم الشركة الذي قمت بشرائه في الخطوة السابقة. يجب اختيار خطة استضافة بمساحة مناسبة لاحتياجاتك، ومن ثم يمكنك إنشاء بريد إلكتروني خاص بشركتك أو تخصيص عدد غير محدود من الحسابات. تبدأ أسعار خدمات الاستضافة من حوالي 10 دولارات شهريًا، وإذا قمت بالحجز سنويًا أو لفترة أطول، ستكون التكلفة حوالي 120 دولارًا سنويًا.
- في هذه المرحلة، يجب ربط اسم الدومين مع خدمة الاستضافة من خلال ما يعرف بـ “خوادم الأسماء” (Name Servers). ستجد هذه المعلومات داخل لوحة التحكم الخاصة بحساب الاستضافة، حيث تتضمن عادةً سطرين من البيانات. وفي هذا السياق يجب أن تتحقق من تفاصيل خوادم الأسماء مع شركة الاستضافة التي تتعامل معها، حيث يختلف عنوان الخادم من شركة إلى أخرى.
- بعد إتمام عملية الشراء، قم بالانتقال إلى لوحة تحكم الاستضافة وادخل إلى قسم البريد الإلكتروني. هناك، يمكنك اختيار اسم البريد الإلكتروني الذي ترغب في ربطه باسم شركتك. على سبيل المثال، يمكنك إضافة بريد لقسم الدعم الفني بالشكل التالي: [email protected]. ثم، حدد كلمة المرور الخاصة بهذا البريد الإلكتروني واضغط على إنشاء الآن أو Create Email. بعد إتمام هذه الخطوات، سيكون لديك بريد إلكتروني للعمل جاهز للاستخدام في المراسلات.
فيم يستخدم البريد الإلكتروني الرسمي ؟
يستخدم البريد الإلكتروني الرسمي في أكثر من سياق، فإلى جانب استخدامه الرئيسي المتعلق بالمراسلات داخل وخارج الشركة، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني الرسمي في التسويق الإلكتروني.
على سبيل المثال لا الحصر، من خلال البريد الإلكتروني الرسمي، يمكن للشركة إجراء حملات تسويقية تستهدف جمهورها بشكل دقيق. يمكن تخصيص الرسائل بناءً على سلوكيات العملاء، من شأن ذلك أن يشجع العملاء على اتخاذ قرارات الشراء.
باستخدام البريد الإلكتروني الرسمي، يمكنك تحليل حملات التسويق التي يتم إرسالها عبر البريد. يمكنك معرفة معدلات الفتح، والنقرات، والردود، وهو يساعدك على تحسين استراتيجيات التسويق بناءً على البيانات.
باختصار، يعد البريد الإلكتروني الرسمي أداة من أهم أدوات التسويق الإلكتروني، يحسن طبيعة مراسلات الشركة، ويزيد من الوصول إلى العملاء، ويعكس صورة الشركة على أكمل وجه.