إنشاء إيميل رسمي للشركات هو وجهة كل شركة باحثة عن احترافية المراسلات، سواء مع العملاء أو مع الشركاء. إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا، فإن عمل إيميل باسم الشركة أو العلامة التجارية يعزز من احترافيتك ويظهرك بشكل أكثر رسمية أمام عملائك المهتمين بخدماتك و / أو منتجاتك.
يختلف البريد الإلكتروني الاحترافي (البريد الإلكتروني الرسمي) عن البريد الشخصي مثل Gmail، Yahoo، وHotmail حيث أن استخدام هذه الأنواع من البريد لا يعكس صورة احترافية، ويعتبر غير مناسب في سياق المعاملات التجارية. تقدم متقن تك – MotqanTech خدمة عمل إيميل رسمي للشركات، ويمكنك الحصول عليها عن طريق طلب عرض سعر.
يعكس البريد الإلكتروني الرسمي أو الاحترافي اسم شركتك أو نشاطك التجاري بشكل احترافي، مثل [email protected]، حيث يتم استبدال BusinessName باسم شركتك. هذا النوع من البريد يظهر مهنية عالية عند استخدامه في المراسلات الإلكترونية. في هذا المقال، سنشرح لك كيفية عمل إيميل رسمي للشركات مجانًا باستخدام خدمة Zoho، دون الحاجة لدفع أي رسوم باستثناء اسم النطاق (Domain).
Contents
لماذا نحتاج إلى إيميل رسمي للشركات ؟
عمل إيميل رسمي للشركات يمنحها ميزة تنافسية، وكما تعلم عزيزي القارئ، أصبح التميز عن المنافسين أمرًا ضروريًا، وفيما يأتي بعض الفوائد الرئيسية التي ستحصل عليها عند استخدام بريد عمل احترافي:
- إظهار الجدية: عند امتلاكك لبريد إلكتروني احترافي مخصص لعلامتك التجارية، فإن ذلك يعكس جدية واحترافية في تقديم خدماتك، وهو ما يساهم في تعزيز ثقة العملاء والشركاء في أعمالك.
- الترويج لعلامتك التجارية: في كل مرة ترسل فيها رسالة ترويجية باستخدام بريدك الإلكتروني الاحترافي، تقوم بنشر اسم علامتك التجارية أمام جمهور أكبر، وهو ما يساهم بالتبعية في تعزيز الوعي بعلامتك التجارية والترويج لها بطريقة غير مباشرة.
- بناء الثقة مع العملاء: استخدام بريدك الرسمي عند إرسال الرسائل التسويقية يزيد من مصداقية عملك. على سبيل المثال، عند شركة مثل Amazon، يتم استخدام البريد الرسمي في التواصل مع العملاء، وهو ما يعزز الثقة في الرسائل الواردة مقارنةً باستخدام البريد الإلكتروني العادي.
متطلبات عمل إيميل رسمي للشركات
قبل التطرق إلى كيفية عمل إيميل رسمي للشركات، يجب عليك التعرف على متطلبات عمل إيميل رسمي للشركات. يتطلب منك عمل إيميل رسمي للشركات عنصريين أساسيين، وهما:
- اسم نطاق خاص بنشاطك التجاري: مثل www.example.com، بحيث يتم استبدال كلمة example باسم علامتك التجارية أو نشاطك التجاري. يمكن اعتبار اسم النطاق بمثابة العنوان الرقمي لعلامتك التجارية على الإنترنت. وفي هذا السياق، قد قمنا سابقًا بشرح مفهوم اسم النطاق ونظام أسماء النطاقات.
- صندوق بريد إلكتروني: عمل إيميل رسمي للشركات يحتاج أيضًا إلى خدمة توفر لك صندوق بريد يمكن من خلاله إدارة الرسائل المرسلة والمستلمة. بعد إعداد هذه الخدمة، يمكنك ربطها باسم النطاق الخاص بك لإدارة جميع محادثات البريد الإلكتروني بشكل منظم، وسيتم توضيح كيفية القيام بذلك في الفقرات القادمة.
كيفية عمل إيميل رسمي للشركات
يمكننا تقسيم كيفية عمل إيميل رسمي للشركات إلى خطوتين رئيسيتين – كما أسلفنا – وذلك على النحو المذكور أدناه:
حجز اسم النطاق
الخطوة الأولى هي حجز اسم النطاق، والذي يمكنك الحصول عليه من أي خدمة بيع نطاقات. عليك اختيار اسم نطاق يعكس اسم عملك التجاري ويعبر عن هويتك وعلامتك التجارية.
على سبيل المثال، إذا قررت استخدام شركة GoDaddy المتخصصة في بيع النطاقات والاستضافات، يمكنك زيارة موقعها الإلكتروني والبحث عن اسم النطاق المطلوب باستخدام مربع البحث. بعد ذلك، اضغط على زر Search domain للتحقق من توفر الاسم ومن ثم حجزه.
في حال كان اسم النطاق متاحًا، ستظهر لك رسالة تأكيد تفيد بأن Your domain is available!، وهنا يمكنك إضافته إلى سلة المشتريات عن طريق الضغط على زر Add to cart. بعدها، ستنتقل إلى صفحة الدفع، حيث يمكنك إدخال بياناتك الخاصة بالدفع لإتمام عملية الشراء، وبذلك تكون قد حصلت على اسم النطاق الخاص بك.
بعد حجز اسم النطاق يمكنك الاستفادة منه لإنشاء بريد إلكتروني مخصص، موقع ويب، أو أي استخدام آخر. إذا كنت قد حصلت على اسم نطاق مسبقًا، يمكنك الانتقال مباشرةً إلى الخطوة التالية الخاصة بربط النطاق بخدمة صندوق البريد دون الحاجة لشراء دومين جديد.
بعد الحصول على اسم النطاق، تأتي المرحلة التالية وهي الاشتراك في إحدى خدمات مزودي صندوق البريد لإنشاء بريد إلكتروني مخصص لعملك. بهذه الطريقة، ستتمكن من إرسال واستقبال الرسائل عبر بريدك الرسمي باستخدام صندوق البريد المخصص وبهذه الطريقة، يمكن عمل إيميل رسمي للشركات.
صندوق البريد
إحدى أبرز خدمات إنشاء صناديق البريد المرتبطة بالنطاق هي خدمة Zoho، المعروفة في مجال تكنولوجيا المعلومات. تمكنك Zoho من إنشاء صندوق بريد متعدد الاستخدامات بأسعار تنافسية، حيث يمكنك البدء بخطة مجانية. كما تقدم الشركة خططًا مدفوعة تبدأ من 1.25 دولار شهريًا، والتي توفر مزايا إضافية مثل مساحة التخزين الأكبر (من بين خصائص ومزايا أخرى).
تمنحك الخطة الأولى من Zoho مساحة تخزين تصل إلى 10 جيجابايت مقابل 1.25 دولار أمريكي شهريًا. يمكنك الترقية إلى أي من الخطط الأعلى في أي وقت حسب احتياجاتك. اختر الخطة التي تتناسب مع ميزانيتك واحتياجاتك من حيث الإمكانيات، أو يمكنك البدء بالخطة المجانية التي توفر لك 5 جيجابايت من المساحة التخزينية. بعد ذلك، يمكنك الانتقال إلى الخطوة الأولى في إنشاء بريد العمل الخاص بك، والتي تتمثل في إضافة الدومين الخاص بك.
هناك خياران أمامك: الأول هو إضافة دومين سبق أن قمت بشرائه من أي من مزودي خدمات بيع النطاقات، أو يمكنك اختيار تسجيل نطاق جديد عبر شركة Zoho. إذا كنت تمتلك دومينًا بالفعل، اختر خيار Signup with domain I already own. بعد ذلك، ستظهر لك صفحة تطلب منك إدخال بياناتك لإتمام عملية التسجيل، والتي تتضمن:
- الاسم: أدخل اسمك الكامل كما هو مسجل.
- اسم المستخدم: اختر اسم مستخدم بريدك الإلكتروني، مثل Info أو Contact، حيث ستظهر هذه الكلمة لاحقًا في عنوان بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا اخترت Info، فسيكون عنوان بريدك الإلكتروني [email protected].
- رقم الهاتف: أدخل رقم هاتفك.
- كلمة المرور: قم بإنشاء كلمة مرور لحسابك على الموقع.
- اختر الدولة: حدد بلدك من القائمة.
- البريد الإلكتروني الشخصي: أدخل بريدك الإلكتروني الشخصي، مثل Gmail أو أي بريد آخر تملكه.
بعد إتمام إدخال البيانات والضغط على Proceed، سيقوم الموقع بإرسال رسالة تأكيد إلى رقم هاتفك تحتوي على رمز تفعيل، يجب عليك إدخال هذا الرمز لإتمام التحقق من رقم هاتفك. الخطوة الأخيرة لربط اسم النطاق الخاص بك مع صندوق البريد في Zoho هي تأكيد ملكية اسم النطاق (هذه الخطوة ليست ضرورية إذا قمت بشراء اسم النطاق مباشرةً من الشركة نفسها).
كيفية عمل إيميل رسمي للشركات عن طريق مزود الاستضافة
هناك خيار آخر للحصول على عنوان بريد إلكتروني وصندوق بريد مجاني، وذلك من خلال مزود خدمة الاستضافة. تمكنك هذه الطريقة من إنشاء بريد إلكتروني مجاني إذا قمت بشراء خدمة استضافة لموقعك من أي من شركات الاستضافة العالمية التي تقدم هذه الخدمة ضمن خطط الاستضافة.
في هذه الحالة، تمكنك الشركة من إنشاء وإدارة حساب بريد إلكتروني مجاني يتماشى مع اسم النطاق الخاص بك، وذلك ضمن خطة الاستضافة التي قمت باختيارها. بعد شراء الاستضافة، يمكنك الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بها، حيث ستجد خيارًا لإنشاء بريد إلكتروني مرتبط باسم الدومين الخاص بك.
بعد الضغط على خيار إنشاء حساب بريد، ستفتح لك صفحة تطلب منك إدخال تفاصيل البريد الإلكتروني الجديد الذي ترغب في إنشائه، يتضمن ذلك اتباع الخطوات التالية:
- حدد اسم البريد الذي سيعتمد على اسم النطاق الخاص بك، مثل [email protected].
- قم بإنشاء كلمة مرور قوية للوصول إلى بريدك الإلكتروني.
- اختر الحد الأقصى لمساحة صندوق الوارد، والتي سيتم احتسابها من المساحة الإجمالية المتاحة في خطة الاستضافة الخاصة بك.
- أخيرًا عزيزي القارئ، اضغط على إنشاء لإتمام العملية.
بذلك عزيزي القارئ، تكون قد أنشأت حساب بريد إلكتروني مخصص لعملك باستخدام اسم النطاق الخاص بك عبر لوحة تحكم الاستضافة. للوصول إلى حسابك وإدارته، يمكنك الدخول إلى لوحة التحكم Cpanel ثم الانتقال إلى قسم حسابات البريد الإلكتروني. من هناك، ستتمكن من فتح صفحة إدارة البريد الإلكتروني، حيث يمكنك إرسال واستقبال الرسائل والتحكم في كافة إعدادات بريدك الإلكتروني.
في الختام عزيزي القارئ، نعلم أنك تدرك الآن أهمية أن يكون لديك بريد إلكتروني مخصص يحمل اسم شركتك أو نشاطك التجاري عبر الإنترنت، حيث يعزز ذلك ثقة العملاء في الخدمات أو المنتجات التي تقدمها. كما استعرضنا في المقال، هناك طريقتان للحصول على بريد إلكتروني احترافي: من خلال مزودي خدمات صندوق البريد أو لوحة تحكم الاستضافة. نأمل أن تكون هذه المقالة قد أضافت لك معلومات قيمة تساهم في تعزيز علامتك التجارية.
